開催準備
学会開催にあたっては、準備段階から当日運営、事後処理までさまざまな業務があります。オンライン開催という方法も1つの選択肢になりました。また、学会では著名な方・スポーツ選手などのVIP、海外から研究者などを招聘したり、機微な情報を扱ったりすることも多く、対応や調整には細心の注意が必要です。
学会運営には、イベント運営のノウハウだけでなく、学会特有のノウハウや知識・経験も大変重要な要素となります。準備8割本番2割と言われるほど準備に係る業務と時間は膨大です。コンベンション会社の選択は非常に重要になります。どのようなプログラムにするのか、費用はどれくらいかかるのか、会場はどこを使用するのが良いのか、ポスターデザインやホームページの作成は?、会員への周知の方法は?、当日のスタッフの手配はどうすれば良いのか、まず何から始めればよいのか、学会開催業務は山のようにあるように思えます。しかし一つ一つ整理してスケジュールを組んでいけば、スッキリ簡潔に「やること」が見えてきます。
業務開始時期
学会開催の業務開始時期は、学会規模にもよりますが開催の約3年前〜1年前が目安になります。最近では、規模に合った会場を押さえる為、3年前から会場を選定をスタートすることが多くなってきました。近年WEBを使用した現地とWEB(Live配信やオンデマンド配信)の併用開催も多くなっておきました。WEBを使用する場合はネット環境も重要な要素となります。講演会場の席数、受付のスペース、懇親会の会場、参加者の休憩スペースは設置できるか、講師の控室は足りているか、予算内に収まるかなど会場を押さえるだけでも確認する内容は多いです。その後はスケジュールや予算を管理して、本番まで準備を進めていくことになります。
私どもは独自の「参加登録システム」「演題登録システム」を所持しており、学会指定のシステムが無い場合でも費用を抑えたご提案が可能です。会員へのメール配信や郵送などで開催周知も行っております。出席者の旅行日程調整も行っております。海外招待者のフライトスケジュールや空港でのミーティング、国内の移動手段、宿泊手配など学会スケジュールに合わせた手配・管理を行います。