低予算で高品質な学会運営

参加者は1,800名ほどでした。第一会場の休憩時間。関東で開催したので残念ながら桜は散ってしまいましたが、多くの方に参加いただき、昨年以上の参加者数となり会場は満開でした。各種委員会からこんなプログラムを、という要望もあり調整が大変でしたが、参加者からの反応は非常に良かったと思います。修正点も見えたので、次回以降の開催に活かしたいと思います。
主催者側の視点だけでなく、ホームページの見え方・参加登録の分かり易さ・会場周辺の宿泊施設・交通案内など、今後も参加者側の視点も大事にし運営サポートをしていきたいと思います。
開催案内の為に関連学会のポスター、チラシを掲示していますが、休憩時間に会告スライドを流すことも多くなりました。今後は、この辺りも工夫していきたいと思います。

参加者は2,000名ほどでした。同時通訳を手配してのセミナー運営。事前に発表者の資料を頂き通訳と共有しました。当日もセミナー前に最終確認を行い、日英双方の同時通訳を運営しました。会場のスクリーンが見える位置にブースを設置、会場担当者と設営時間含め参加者の動線を妨げないように調整しました。結果、主催者にも聞き取りやすくレベルが高かったとお褒めの言葉を頂きました。
最近は、スライドをスマートフォンのカメラで映すと直ぐ翻訳されたり、マイクの音声で翻訳されるアプリが普及してきました。海外の学会では皆さんスマホをスクリーンに向け、画像を確認し頷いてますよね。通話も直ぐに翻訳される機能もありますし、数年後には今までと変わった学会運営が必要になってきそうです。10年前には考えていなかったペーパーレスの学会運運営が今は当たり前になりました。学会運営も絶えず少しずつ変わっていきます。
・通訳手配
・事前に発表資料、CVなど入手
・当日講師と最終確認（ブリーフィング）
・事後処理

参加者は150名ほどでした。定期的に開催している研修会の運営。講師、座長など数名の方が配信基地局から受講者へオンライン配信しました。画面共有やカメラのオンオフ、マイクのミュートなど、皆様スムースに行っていただきました。トラブルもなく無事に終了しました。
・ポスターデザイン、印刷
・受講URLなどの送信
・参加登録システムの作成
・アンケートサイトの作成、集計
・事後処理

参加者は300名ほどでした。講演会場は1会場でしたが非常に多くの方に参加いただき盛会でした。関東以外の地域が悪天候で、移動できない方もいたと思いますが、残念ながら現地開催のみで開催しました。医療の1つの課題である若手の育成、良い技術を伝承する、という目的に沿い、白熱した活発な討論が行われました。興味のある誰もが気軽に参加できるように参加費は低設定で、十分な予算を確保するのが難しい状況でしたが、多くの皆様にもご協力いただき「低予算で高品質」な学会運営ができたのではないかと思います。
・ポスターデザイン、印刷
・講師依頼
・ホームページ作成・更新
・参加登録システムの作成
・宿泊予約
・予算管理
・パーティーの会場、内容、出欠確認
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・単位申請
・事後処理

参加者は100名ほどでした。本プログラムは参加費無料でしたが、単位が付与されるため視聴確認が確実に行えるシステムを導入しました。具体的には、講義動画の早送りを不可とし、視聴時間を正確に記録できる仕組みです。参加者は講義動画を何度でも視聴できますが、全ての講義を視聴しなければ単位が取得できないため、結果として、2ヶ月間で非常に多くの方々にご視聴いただきました。
オンラインパネルディスカッションは、基地局となる会議室を確保し、数名の講師に集合いただき、進行や事前の打ち合わせを行いました。また、一部の講師は自身の施設や任意の場所からオンラインで参加いただき、柔軟な運営を実現しました。当日は、活発な意見交換と質の高い討議が行われ、非常に有意義なディスカッションの場となりました。
・講師依頼
・参加登録フォームの作成
・オンデマンド配信のシステム導入
・講演動画の作成マニュアルの作成
・Zoomでの講義内容のレコーディング、編集
・予算管理
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・ポスター・チラシの簡易作成（パワーポイントで経費削減）
・当日のZoom運営サポート

参加者は800名ほどでした。学術集会の併設開催で会場費を削減し、低予算で毎年開催している研究会です。小規模な研究会でしたが開催まであと3ヶ月というところで運営サポートの依頼をいただきました。短期間で、限られた予算内で最大限の成果を上げるべく運営体制を整えました。会場の照明は休憩時間以外はスクリーンを見やすい状態で固定し、進行係1名と受付1名の最小限のスタッフで運営しました。色々と工夫を凝らし記録用の動画まで撮ることが出来ました。予算も100万円以下に抑えることが出来ました。
・講師依頼
・会場のレイアウト、使用時間、映像関係、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間など詳細の案内
・予算管理
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・ポスター・チラシの簡易作成（パワーポイントで）
・当日の進行、受付サポート

昨今の宿泊費高騰という課題にも直面しましたが、大きなトラブルや事故もなく、無事に研究会を成功裡に終了することができました。特に、限られたリソースの中で記録動画まで制作できたことは、大きな成果の一つです。ご協力いただいた皆様に感謝申し上げます。今後も、低予算でもハイクオリティ、安心安全な運営方針を基盤に、参加者の満足度を高める運営を目指します。

参加者は800名ほどでした。今回の学術集会は比較的小規模なものでしたが、専門分野において活発な討議が行われ、多くの参加者、特にメディカルスタッフの方々にご参加いただきました。大きな事故やトラブルもなく無事に終了し、運営チームとしても手応えを感じています。
共催企業がつきにくい分野であることから、開催前は予算不足を懸念しました。しかし、参加者数を見込んだ計画的な準備と、主催校の先生方との綿密な役割分担を通じて、効率的な運営を実現しました。結果的に、多くの方々にご参加いただき、予算を効率的に活用することができ、プラス収支で終了しました。これは限られた予算で運営効率を最大化した結果であり、最終的に黒字を達成できたことに安心しています。
・スケジュール管理
・予算管理
・ホームページ作成・更新
・プログラム委員会
・会長招宴の開催
・座長・演者依頼
・趣意書作成、協賛企業のとりまとめ
・展示、セミナーのマニュアル作成など
・会場のレイアウト、使用時間、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・ポスター・チラシのデザイン・作成
・参加証、抄録集の作成
・当日の進行、受付のスタッフ配置、サポート
・事後清算・収支報告
・お礼状の作成・発送

事前準備から当日運営、事後の収支報告まで一貫して行いました。今後も、参加者や関係者の皆様にとって有意義な学術集会を目指し、運営の質をさらに向上させていきます。今回の開催にご協力いただいた皆様に、心より感謝申し上げます。

参加者は350名ほどでした。参加証の他、受講証の発行が必要なためオンライン参加者はカメラオンでの視聴をお願いし、スタッフが視聴確認を定期的に行いました。現地参加者には2日目終了後に受付にて配布しました。新型コロナ感染症前は現地開催のみでしたが、オンライン参加の良さを皆さん認知していますので、宿泊費が高騰している現状では現地のみに戻すことが難しい状況です。費用は余計に掛かりますが、演者の皆さんや医局の先生や秘書の方々に少し協力いただくと、費用を抑えて運営することが可能です。
・ホームページ作成・更新
・プログラム委員会
・趣意書作成、協賛企業のとりまとめ
・展示、セミナーのマニュアル作成など
・会場のレイアウト、使用時間、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・参加証、抄録集の作成
・当日の進行、受付のスタッフ配置、サポート
・事後清算・収支報告
・お礼状の作成・発送

ハンズオンセミナーも3セッション行いました。これは約９割を開催企業と講師の先生方で準備していただき、我々事務局は最終の調整を行うだけとしました。
安定したネット環境でオンライン参加をお願いしていますが、なかなか難しいところです。

参加者は200名ほどでしたが、オンラインのみの研修会を行いました。限られた予算の中で運営を行うため、信頼性と操作性に優れた無料フォームを使用し、参加申込みやアンケートを効率的に運営しました。講義の中でアンケートを取り参加者と共有したり、チャットで質問を受けたり、参加者の理解が深まるよう進めていきました。
・当日の運営サポート、接続確認
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・テスト接続、スライドの共有確認
・チラシの作成（パワーポイントで簡易的に安価に作成）
・参加申込みフォーム、アンケートフォームの作成
夜の時間帯の開催でしたが、働き方改革で例年通り職場でみんなで受講する、ということが難しくなっており、多くの方は帰宅することになり少し遅れての参加となりました。こういった状況を考えると開催時間や開催方法（オンデマンド配信を取り入れる等）も再検討が必要かもしれません。

参加者は3,500名ほどでした。参加登録をオンラインで行いQRコードを会場で読み取り、参加証が発行されるシステムを導入し混雑を避けました。QRコードをかざすと参加登録マイページに参加証明書が発行されるペーパーレスシステムもありますが、今回は参加証発行を使用しました。
学会運営の1つの課題でもあるランチョンセミナーの大行列を以下に解消できるか。ランチョンチケットを配布しても列は出来ますし、チケットを持っていない方が列を作ります。必要以上にお弁当を用意するとフードロスにも繋がりますので、難しいところです。
・スケジュール管理
・予算管理
・ホームページ作成・更新
・プログラム委員会
・会長招宴の開催
・座長・演者依頼
・趣意書作成、協賛企業のとりまとめ
・展示、セミナーのマニュアル作成など
・会場のレイアウト、使用時間、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・ポスター・チラシのデザイン・作成
・参加証、抄録集の作成
・当日の進行、受付のスタッフ配置、サポート
・事後清算・収支報告
・お礼状の作成・発送
今回はオンデマンド配信を行いませんでしたが、ご要望が多いのでオンデマンド配信も予算に応じて提案していきたいと思います。