本プログラムは参加費無料でしたが、単位が付与されるため視聴確認が確実に行えるシステムを導入しました。具体的には、講義動画の早送りを不可とし、視聴時間を正確に記録できる仕組みです。参加者は講義動画を何度でも視聴できますが、全ての講義を視聴しなければ単位が取得できないため、結果として、2ヶ月間で非常に多くの方々にご視聴いただきました。
オンラインパネルディスカッションは、基地局となる会議室を確保し、数名の講師に集合いただき、進行や事前の打ち合わせを行いました。また、一部の講師は自身の施設や任意の場所からオンラインで参加いただき、柔軟な運営を実現しました。当日は、活発な意見交換と質の高い討議が行われ、非常に有意義なディスカッションの場となりました。 ・講師依頼
・参加登録フォームの作成
・オンデマンド配信のシステム導入
・講演動画の作成マニュアルの作成
・Zoomでの講義内容のレコーディング、編集
・予算管理
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・ポスター・チラシの簡易作成（パワーポイントで経費削減）
・当日のZoom運営サポート

学術集会の併設開催で会場費を削減し、低予算で毎年開催している研究会です。小規模な研究会でしたが開催まであと3ヶ月、というところで運営サポートの依頼をいただきました。短期間で、限られた予算内で最大限の成果を上げるべく運営体制を整えました。会場の照明は休憩時間以外はスクリーンを見やすい状態で固定し、進行係1名と受付1名の最小限のスタッフで運営しました。色々と工夫を凝らし記録用の動画まで撮ることが出来ました。予算も100万円以下に抑えることが出来ました。
・講師依頼
・会場のレイアウト、使用時間、映像関係、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間など詳細の案内
・予算管理
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・ポスター・チラシの簡易作成（パワーポイントで）
・当日の進行、受付サポート

昨今の宿泊費高騰という課題にも直面しましたが、大きなトラブルや事故もなく、無事に研究会を成功裡に終了することができました。特に、限られたリソースの中で記録動画まで制作できたことは、大きな成果の一つです。ご協力いただいた皆様に感謝申し上げます。今後も、低予算でもハイクオリティ、安心安全な運営方針を基盤に、参加者の満足度を高める運営を目指します。

今回の学術集会は比較的小規模なものでしたが、専門分野において活発な討議が行われ、多くの参加者、特にメディカルスタッフの方々にご参加いただきました。大きな事故やトラブルもなく無事に終了し、運営チームとしても手応えを感じています。
共催企業がつきにくい分野であることから、開催前は予算不足を懸念しました。しかし、参加者数を見込んだ計画的な準備と、主催校の先生方との綿密な役割分担を通じて、効率的な運営を実現しました。結果的に、多くの方々にご参加いただき、予算を効率的に活用することができ、プラス収支で終了しました。これは限られた予算で運営効率を最大化した結果であり、最終的に黒字を達成できたことに安心しています。
・スケジュール管理
・予算管理
・ホームページ作成・更新
・プログラム委員会
・会長招宴の開催
・座長・演者依頼
・趣意書作成、協賛企業のとりまとめ
・展示、セミナーのマニュアル作成など
・会場のレイアウト、使用時間、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・ポスター・チラシのデザイン・作成
・参加証、抄録集の作成
・当日の進行、受付のスタッフ配置、サポート
・事後清算・収支報告
・お礼状の作成・発送

事前準備から当日運営、事後の収支報告まで一貫して行いました。今後も、参加者や関係者の皆様にとって有意義な学術集会を目指し、運営の質をさらに向上させていきます。今回の開催にご協力いただいた皆様に、心より感謝申し上げます。

参加証の他、受講証の発行が必要なためオンライン参加者はカメラオンでの視聴をお願いし、スタッフが視聴確認を定期的に行いました。現地参加者には2日目終了後に受付にて配布しました。新型コロナ感染症前は現地開催のみでしたが、オンライン参加の良さを皆さん認知していますので、宿泊費が高騰している現状では現地のみに戻すことが難しい状況です。費用は余計に掛かりますが、演者の皆さんや医局の先生や秘書の方々に少し協力いただくと、費用を抑えて運営することが可能です。
・ホームページ作成・更新
・プログラム委員会
・趣意書作成、協賛企業のとりまとめ
・展示、セミナーのマニュアル作成など
・会場のレイアウト、使用時間、使用備品の調整
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・宿泊・交通の手配
・参加証、抄録集の作成
・当日の進行、受付のスタッフ配置、サポート
・事後清算・収支報告
・お礼状の作成・発送

ハンズオンセミナーも3セッション行いました。これは約９割を開催企業と講師の先生方で準備していただき、我々事務局は最終の調整を行うだけとしました。
安定したネット環境でオンライン参加をお願いしていますが、なかなか難しいところです。

参加者は200名ほどでしたが、オンラインのみの研修会を行いました。限られた予算の中で運営を行うため、信頼性と操作性に優れた無料フォームを使用し、参加申込みやアンケートを効率的に運営しました。講義の中でアンケートを取り参加者と共有したり、チャットで質問を受けたり、参加者の理解が深まるよう進めていきました。
・当日の運営サポート、接続確認
・登壇者への案内、発表時間・スライド作成や参加者への案内など詳細の周知
・謝金・交通費の支払い、源泉税等の納付
・テスト接続、スライドの共有確認
・チラシの作成（パワーポイントで簡易的に安価に作成）
・参加申込みフォーム、アンケートフォームの作成
夜の時間帯の開催でしたが、働き方改革で例年通り職場でみんなで受講する、ということが難しくなっており、多くの方は帰宅することになり少し遅れての参加となりました。こういった状況を考えると開催時間や開催方法（オンデマンド配信を取り入れる等）も再検討が必要かもしれません。