学会運営

開催準備

学会開催にあたっては、準備段階から当日運営、事後処理までさまざまな業務があります。オンライン開催という方法も1つの選択肢になりました。また、学会では著名な方・スポーツ選手などのVIP、海外から研究者などを招聘したり、機微な情報を扱ったりすることも多く、対応や調整には細心の注意が必要です。
学会運営には、イベント運営のノウハウだけでなく、学会特有のノウハウや知識・経験も大変重要な要素となります。準備8割本番2割と言われるほど準備に係る業務と時間は膨大です。コンベンション会社の選択は非常に重要になります。どのようなプログラムにするのか、費用はどれくらいかかるのか、会場はどこを使用するのが良いのか、ポスターデザインやホームページの作成は？、会員への周知の方法は？、当日のスタッフの手配はどうすれば良いのか、まず何から始めればよいのか、学会開催業務は山のようにあるように思えます。しかし一つ一つ整理してスケジュールを組んでいけば、スッキリ簡潔に「やること」が見えてきます。


業務開始時期

学会開催の業務開始時期は、学会規模にもよりますが開催の約3年前〜1年前が目安になります。最近では、規模に合った会場を押さえる為、３年前から会場を選定をスタートすることが多くなってきました。近年WEBを使用した現地とWEB（Live配信やオンデマンド配信）の併用開催も多くなっておきました。WEBを使用する場合はネット環境も重要な要素となります。講演会場の席数、受付のスペース、懇親会の会場、参加者の休憩スペースは設置できるか、講師の控室は足りているか、予算内に収まるかなど会場を押さえるだけでも確認する内容は多いです。その後はスケジュールや予算を管理して、本番まで準備を進めていくことになります。
私どもは独自の「参加登録システム」「演題登録システム」を所持しており、学会指定のシステムが無い場合でも費用を抑えたご提案が可能です。会員へのメール配信や郵送などで開催周知も行っております。出席者の旅行日程調整も行っております。海外招待者のフライトスケジュールや空港でのミーティング、国内の移動手段、宿泊手配など学会スケジュールに合わせた手配・管理を行います。




業務の進め方

見える化

学会開催までいつまでに何をすれば良いのか、分からないことばかり。まず、主催者とレグルスが学会運営の1つのチームとなります。
会期までのスケジュール、予算、キービジュアル、ホームページの作成・更新、会場のレイアウト、人員など、目に見える形でご提案します。具体的な数字、時間を見て頂くことで、準備期間、必要最低限のやるべきことを明確になります。必要最低限のやるべきことから、準備期間が十分あれば肉付けしていき、より良い学会にすることが可能となります。会場の選定、プログラムの決定、講演者への依頼、協賛企業の募集、抄録（講演要旨）の収集、抄録集・講演集の作成、広告のデータ収集、参加者への案内、参加登録の方法、当日運営の人員手配、受付の金銭準備、参加受付の方法、会場の使い方、宴会の余興、入出金の管理、会期後の会計処理など、学会開催の業務は多岐にわたります。それぞれを遅滞なく、漏れなく準備するためには慣れたチームが必要です。レグルスは、映像機材、運営スタッフ、会計処理のチームを組んでおり、それぞれ情報を共有し確実に業務を進めていきます。


数値化

開催案内用のポスター・チラシは何枚作成すれば良いか、プログラム抄録集は何部作成すれば良いか、参加証や領収書などの数量はどうすれば良いか、数値化と見える化を主催者を含めた学会運営チームで共有します。
理想スケジュールに対して遅れているのか、先に進んでいるのか、を確認します。遅れている場合の対応策もその場で提案・検討します。なぜ遅れたのかも原因を共有することで、その後の対応も変わり遅れを取り戻すことも可能です。いつまでに何を確定・達成するのか、を明確にすることで、目先、その先に何を行うのか、何が必要なのかが明確になります。学会の業務は全てがどこかで必ず連動しているので、数値化、見える化してチームで共有することは非常に大切なことです。足りないものが何か、1つ手間を加えれば参加者にとても大きなメリットが生まれるのではないか、といった事柄も確認できます。